Tapahtumat ovat Turku2011.fi-sivuston oleennaisinta sisältöä. Kun lisäät hankkeeseen tapahtuman näkyy se paitsi hankkeen sivulla myös tapahtumakalenterissamme (josta viedään syötteitä myös muihin medioihin). Muista tapahtuman luotuasi myös päivittää sitä, jos tapahtuman tietoihin tulee muutoksia. Internet on yksi tärkeimmistän tiedonhakukanavista ja esimerkiksi kauempaa tulevia turisteja ajatellen ensiarvoisen tärkeää pitää tapahtumatiedot netissä ajan tasalla.
Uusi tapahtuma luodaan klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta 
työkalu-ikonia ja valitsemalla avautuvasta reunasta ensin kohta Luo sisältöä ja sen alta Tapahtuma-sisältötyyppi.
Tapahtuman kytkeminen hankkeeseen
Hieman epäloogisesti tapahtuma pitää kytkeä hankkeeseen kaksi kertaa. Varmista siis, että tapahtuman yhteydessä on täytetty sekä kenttä “Audience” että kenttä “Kuuluu ohjelmahankkeeseen” (kuva alla)
Tapahtuman ajankohta
Tapahtumalla pitää luonnollisesti olla ajankohta. Yhdellä tapahtumalla voi olla joko yksi tai useampia ajankohtia (lisää ajankohtakenttiää lomakkeeseen saa painamalla nappia “Lisää uusi kohta”)
Tapahtumat voidaan ajankohtansa puolesta karkeasti jakaa kolmeen eri kategoriaan:
- Kertaluontoinen tapahtuma. Esimerkiksi yksittäinen luento tai seminaari. Tällaiselle tapahtumalle riittää yksi ajankohtakenttä, johon kirjataan alkamis- ja päättymisajat (esim. Alkaa: 15.02.2010 14:30; Päättyy: 15.02.2010 19:45)
- Pidemmän ajanjakson kestävä tapahtuma. Esimerkiksi näyttely, joka on avoinna kolme kuukautta. Tapahtumalle annetaan yksi ajankohtakenttä, johon kirjataan alkamis- ja päättymisajat (esim. Alkaa: 15.02.2010 09:30; Päättyy: 15.05.2010 19:00). Jos kyse on vaikkapa galleriatilassa olevasta näyttelystä, kannattaa alkamisajankohdiksi syöttää aika, jolloin galleria aukeaa ensimmäisenä näyttelypäivänä ja sulkeutuu viimeisenä näyttelypäivänä.
- Toistuva tapahtuma. Tapahtuma, joka toistuu useita kertoja. Esimerkiksi suurin osa näytelmistä. Nämä tapahtumat kirjataan järjestelmään niin, että jokainen esitys on omassa ajankohtakentässään. Esityksille on hyvä syöttää sekä alkamis- että päättymisajat (alla olevassa kuvassa kaksi kertaa toistuva tapahtuma).
Genre, saavutettavuus ja avainsanat
Tapahtumalle on tärkeää syöttää genre (ohjelmatyyppi). Näin tapahtuma löytyy oikeasta paikasta sivuston tapahtumakalenterissa ja -haussa.
Genre valitaan tapahtuman lisäämislomakkeen oikeasta yläkulmasta. Ohjelmatyyppejä voi valita listasta klikkaamalla myös useampia pitämällä pohjassa Ctrl (PC) tai Command (Mac) -näppäintä.
Samalla logiikalla tapahtumalla on hyvä syöttää kaikki kyseistä tapahtumaa koskevat saavutettavuustiedot.
Avainsanat on yksi keino hakea sisältöä turku2011.fi-sivustolla.
Tapahtumiin kannattaa kirjoittaa avainsanoja eli perusmuodossa olevia termejä ja synonyymejä sivun sisällöstä, esimerkiksi taidemyyjäisten avainsanoja voisivat olla kuvataide, markkinat, akvarelli.
Tapahtuman nimen laittaminen avainsanaksi ei yleensä auta sisällön löytymistä. Avainsanat on hyvä muistaa tapahtumien kieliversioissa. Ne pitää yhtä lailla kääntää. Avainsanat erotetaan pilkulla.
Lisäksi tapahtuman pääasialliset kohderyhmät on hyvä kirjoittaa asianmukaiseen kenttään. Kohderyhmät erotetaan pilkulla. Tavoite- ja aihekentät voi täyttää, jos tapahtumalla on selkeä aihe ja/tai tavoite.
Tapahtumapaikka ja lisätiedot
Tapahtumalla pitää olla tapahtumapaikka. Voit etsiä tapahtumapaikkaa alkamalla kirjoittaa tapahtumapaikan nimeä lomakkeen kenttään. Jos tapahtumapaikkaa ei löydy ruudulle ilmestyvästä tapahtumapaikkalistasta, voi uuden tapahtumapaikan luoda painamalla vihreää +-painiketta (“Create and reference”).
Varmista kuitenkin ainakin kaksi kertaa, ettei tapahtumapaikkaa löydy tekstikenttään kirjoittamalla ennen uuden tapahtumapaikan luomista. (erityisesti hitaalla yhteydellä tapahtumapaikkalistan ilmestyminen voi viedä hetken). Tällä vältämme duplikaatti-tapahtumapaikkojen syntymisen tietokantaan.
Tapahtuman lisätietoihin voit syöttää tapahtuman mahdollisen www-osoitteen, sisäänpääsymaksun sekä järjestäjän. Jos järjestäjää ei löydy tiputusvalikosta, pitää järjestäjä luoda klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta työkalu-ikonia ja valitsemalla avautuvasta reunasta ensin kohta Luo sisältöä ja sen alta Organisaatio-sisältötyyppi. Tässä sisältötyypissä ainoastaan nimi on pakollinen, joten uuden organisaation / järjestäjän luominen on erittäin helppoa.
Lippu.fi (ja Twitter)
Jos tapahtumaan myydään lippuja Lippu.fin kautta, pitää Lippu.fi-kenttään syöttää tapahtuman Lippu.fi-sivun osoite. Tämä on siis se sivu, jolta löytyvät kaikki tapahtuman esitysajankohdat. Esimerkkinä HAIR-musikaali.
Jos tapahtumalle haluaa Twitter-syötteen (tämä voi olla eri kuin hankkeen oma Twitter-syöte), voi kyseiseen kenttään syöttää joko Twitter hashtagin (avainsanan) tai Twitter-käyttäjätunnuksen, jonka perusteella syöte muodostetaan.
Hashtagit syötetään muodossa #avainsana ja käyttäjänimet yksinkertaisesti kirjoittamalla kenttään haluttu käyttäjänimi (esim. “turku_2011”). Jos kentän jättää tyhjäksi, ei Twitteriä näy hankkeen sivustolla.
Muiden kohtien osalta tapahtumien luomisessa voi seurata Uutisen luomiseen tarkoitettuja ohjeita.
